Cara Mudah Merancang Konsep Gathering Unik Dan Menarik - 2

February 18, 2018

Saya lanjutin tulisan tentang konsep gathering unik dan menarik sambil tetap ditemani segelas kopi aceh gayo dan sepiring kecil singkong goreng ya, hehehehe ... masih ingat kan kenapa sebuah konsep gathering harus unik dan menarik ?

 

Dalam tulisan sebelumnya tentang konsep gathering unik dan menarik, saya sudah memaparkan bahwa sebuah konsep gathering harus unik, karena memang kebutuhan acara gathering yang satu dengan acara gathering yang lain tidak boleh digeneralisasi. Dan harus menarik, karena sebuah acara gathering membutuhkan partisipasi aktif dari subyek gathering (baca : peserta gathering) supaya kebutuhan pencapaian sasaran sebuah acara gathering bisa terpenuhi.

 

Kemudian sempat saya bahas pula bahwa konsep harus mampu menjembatani antara harapan gathering owner dengan harapan gathering participant. Nah inilah yang membuat kita harus menggali terlebih dahulu siapa gathering owner dan siapa gathering participant agar kita bisa meraba-raba ekspektasinya

 

Dulu sewaktu masih muda (hehehehehe) ke-gegabah-an terbesar yang sering saya lakukan dalam merancang program gathering adalah saya langsung mencari referensi ide dari google dan youtube. Langkah melakukan identifikasi siapa gathering owner dan gathering participant tidak saya lakukan dengan tingkatan yang dalam. Sehingga objektivitas saya "paksa" dan saya sambung-sambungin dengan ide yang akan saya gulirkan. Inilah ketidak tanggung jawaban terbesar dari seorang gathering programmer (menurut saya). Objektif gathering harus tetap jadi "kitab suci" yang menginspirasi jenis aktifitas yang akan digulirkan. 

 

Saya pernah "mati gaya" saat membawa rombongan employee gathering sebuah perusahaan kecil berskala 50 orang karyawan. Pasalnya ditilik dari alokasi budgetnya sih lumayan. Saya rancang aktivitas yang nge-blend banget buat seluruh peserta dari berbagai level. Pas di lapangan semua buyar karena ternyata the big boss bergaya feodal dan dalam keseharian gak nge-blend bahkan cenderung killer. Akhirnya konsep jadi gak pas dengan apa yang diharapkan oleh si empunya gathering. Saya terjebak dan cukup puas menerima data-data dari staff yang kebetulan duduk sebagai panitia gathering.

 

Biasanya panitia internal memberikan brief seputar jumlah orang, durasi kegiatan, kota destinasi dan hal lain seputaran teknis. Tugas penerima brief lah untuk memandu mereka untuk membuka data-data yang valid dengan tingkat kedalaman yang cukup. Setelah itu proses penggalian fakta tentang harapan dari owner gathering bisa dilanjutkan dengan banyak cara. Tau gak, berbekal pengalaman diatas, sekarang saya sering bertanya kepada panitia internal tentang siapakah nama bos-bos yang akan hadir di acara tersebut, abis itu gue sampe kepoin sosmed nya ... hehehehehehe

 

Setelah menggali sebanyak-banyaknya data tentang gathering owner, effort berikutnya adalah mengenali siapa gathering participant dalam upaya meraba-raba ekspektasinya. Seorang korlap event di kantor saya punya prinsip : "Belain peserta, jangan belain panitia". Saat saya tanyakan apa motif dari prinsipnya itu, beliau menjawab, "potensi komplain lebih banyak datang dari participant, saat peserta komplain, panitia juga tetep bakal nyalahin kita meski topik komplain sudah disepakati sejak awal". Begitu katanya.

 

Cara yang paling mudah mengenali siapa partisipannya adalah membuat list pertanyaan sebanyak-banyaknya tentang profil peserta kemudian tanyakan kepada panitia internal. Meski belum tentu mereka punya data yang bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan itu, paling tidak kita sudah punya kerangka tentang data yang perlu kita gali. Kalau belum bisa terjawab, email saja suoaya tim kepanitiaan internal bisa punya waktu untuk menjawabnya.

 

Saya punya kebiasaan baru sesaat setelah menerima brief employee/family gathering (misalnya). Ada dua tempat yang saya tuju setelah menerima brief/TOR yaitu meja receiptionist dan pos satpam. Buat saya, kedua tempat tersebut adalah "pusat Rumpi Nasional" sebuah kantor. Dengan gaya ngobrol sedemikian rupa saya bisa gali-gali buat data tambahan tentang profil partisipan di kedua "gosip corner" tersebut. Banyak lah yang bisa digali disana terutama cerita-cerita tentang kegiatan serupa di tahun-tahun sebelumnya sehingga materi konsep yang akan saya proses terhindari dari repetisi kegiatan-kegiatan sebelumnya. Bahkan seringkali saya bisa mendapatkan sekurangnya 10 alamat email dari calon partisipan untuk saya ajak berkomunikasi dalam rangka menggali-gali data tentang mereka dalam konteks kegiatan gathering yang akan saya rancang.

 

Bertapa di depan laptop untuk meletakkan pilar pertama penyusunan konsep gathering unik dan menarik itu ibarat berada  di tengah laut yang hanya berbatas garis horison. Luas sekali cakupannya. Data "yang dalam" lah yang akan membuat batasan-batasan itu menjadi lebih dekat sehingga cakupannya menjadi lebih spesifik. Keunikan sebuah event gathering terletak pada subyeknya yang bukanlah sebuah produk, melainkan manusia. Jadi diawal, galilah tentang si manusia-manusianya. 

 

Masih akan nyambung silaturahmi kita ... 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Please reload

Cari Arsip Artikel

Please reload

Baca Juga :